Amazon – monatliche Abrechnung und Buchhaltung

Als Amazon Seller (Händler) auf dem Amazon Marktplatz ist das Thema Abrechnung und Buchhaltung und Steuern (Umsatzsteuer) ein wesentliches Thema, das jeden Monat anfällt.

Amazon Seller Steuer, Buchhaltung, Umsatzsteuer, FBA, Pan-EU, Finanzamt, Jahresabschluss: Was Amazon-Verkäufer beachten müssen

Umsatz und Erlösabrechnungen für Buchhaltung

Es gibt verschiedene Möglichkeiten zur Erstellung der Faktura / Rechnung bei Amazon. Der Amazon Rechnungsservice oder Amazon Umsatzsteuerservice übernimmt für den Amazon Seller alle notwendigen Aufgaben. Das kann sinnvoll sein, wenn der Amazon Seller über sonst keine weiteren Vertriebskanäle verfügt und kann somit alles im Amazon Universum abwickeln lassen. Bei Unternehmen, die mehrere Vertriebskanäle (z. B. Versandhandel, Online Shop, B2B) neben dem Amazon Marktplatz betreiben ist die Faktura / Rechnungserstellung im eigenen Unternehmen und System häufig sinnvoller. Damit lässt sich ein einheitlicher Standard etablieren und Auswertungen und steuerliche Meldungen sind mit ERP System und Fibu-Software (z. B. DATEV) einfacher zu machen. Auch die steuerlichen Umsatzsteuermeldungen OSS (als Ersatz der Lieferschwellen) in Europa erfordert eine genaue Aufzeichnung des Warenverkehrs nach Europa. Die Ziellandbesteruerung ist eine weitere Herausforderung.

Amazon FBA und FBM

Die Modelle Amazon FBA (Fulfillment by Amazon) und Amazon FBM (Fulfillment by Merchant) werden unterschiedlich betrieben. Manche Amazon Seller arbeiten nur mit dem Amazon FBA (Logistik durch Amazon) und versenden selbst keine Ware.

Amazon FBA

Wenn Sie Fulfillment by Amazon (FBA) nutzen, lagert Amazon Ihre Produkte in seinen Lagern und übernimmt die Versandlogistik. Das bedeutet, dass Sie keine Lagerhaltungskosten haben und Amazon sich um den Kundenservice kümmert.

Somit kann hier die Abwicklung über Amazon mit dem Amazon Rechnungsservice und Amazon Umsatzsteuerberechnungsservice durchaus sinnvoll sein. Die Kombination von Amazon FBA und FBM wird dann in der Praxis schwieriger, da ein ERP System im Standard für Aufträge auch die Faktura (Rechnungserstellung) im Geschäftsprozess erzeugt. Bei Amazon FBM Aufträgen, die durch den Händler selbst ausgeführt werden, muss ein Sonderprozess in der Praxis gewählt werden, da keine doppelten Rechnungen erzeugt werden dürfen. Dies ist ansonsten Umsatzsteuerlich auch doppelt zu besteuern.  Bei Unternehmen wird deshalb der Sonderprozess im ERP abgebildet und nur ein Lieferschein für den Amazon FBM Auftrag erzeugt. Die Rechnungserstellung dann dann automatisiert im Hintergrund durch Amazon oder einen externen Dienst (die über eine Amazon Schnittstelle verfügen) .

Steuern, Umsatzsteuer und OSS

Der Amazon Seller muss alle Erlöse, ob Lieferung nach Deutschland oder Europa versteuern. Mit der OSS Regelung mittlerweile auch mit der Ziellandbesteuerung. D. h. nach Italien ist der Umsatzsteuersatz von 22% und nicht der dt. Umsatzsteuersatz (19%) anzuwenden. Ebenso müssen quartalsweise die OSS Meldungen getätigt werden. Hierfür die die montlichen Abrechnungen inkl. OSS Auswertung in die Europäischen Ländern nochtwendig, um dies in Elster oder DATEV einzugeben. Nicht alle Steuerberater kennen sich bei dieser Abwicklungsweise aus und je nach Unternehmensgröße empfieht es sich hierzu einen kompetenten Steuerberater für Online Business zu kontaktieren oder einen Dienstleister für die Abwicklung zu nutzen. Je Größe des Unternehmens und Jahresumsatz auf Amazon gibt es verschiedene Optionen die im Projekt besprochen werden.

Pan-EU Programm

Das Pan-European Fulfillment by Amazon (Pan-EU) Programm ermöglicht es den Amazon Verkäufern auf dem Amazon Marktplatz, ihre Produkte in allen EU-Ländern anzubieten, ohne dass sie sich um die Logistik kümmern müssen. Amazon übernimmt die Lagerung und den Versand der Produkte in allen EU-Ländern.

Allerdings müssen Sie auch hier die Umsatzsteuer im jeweiligen Land berechnen und abführen. Dazu müssen Sie sich beim jeweiligen Land registrieren lassen und eine Umsatzsteuer-ID beantragen. Außerdem müssen Sie bei der Anmeldung zum Pan-EU Programm beachten, dass es bestimmte Voraussetzungen gibt, die erfüllt werden müssen. Bevor diese Variante bei Amazon gewählt wird, sollten Sie sich dringend mit Ihrem Steuerberater im Vorfeld darüber austauschen, welche Konsequenzen das für Sie haben kann. In den Projekten zeigt sich, dass Pan-EU meist nur bei einem höheren Umsatzvolumen auf der Amazon Marktplatz-Plattform rentabel ist. Pro Jahr kommen mehrere tausend Euro Zusatzkosten auf den Händler. Dies ist mit der Ersparnis durch Amazon gegenzurechnen.

Buchhaltung, Lagerbestand und Jahresabschluss

Die laufende Buchhaltung von Amazon ist häufig eine Herausforderung für Buchhalter, da die Reports und Zahlengrundlagen inkonsistent sein können und nicht mit dem Zahlungsfluss übereinstimmen. Die Ausschüttung von Amazon Marktplatz erfolgt automatisch jede 14 Tage. Der Auszahlungsbetrag kann aber unterschiedlich zu den erzielten Erlösen sein. Retouren, Warenbeschädigung oder Erstattung bei Differenzen und die Valuta bei Rechnungszahlung verursachen diese Differenzen. Mittels geeigneten Systemen und Prozessen, lassen sich diese Themen in der Praxis häufig lösen. Wichtig ist, dass eine orgentliche Buchhaltung nach GOB erfolgen kann.

Mit der ordentlichen monatlichen Buchhaltung legt der Amazon Händler die Grundlage für einen effizienten und korrekten Jahresabschluss. Für den Inventurbestand gibt es einen Amazon Lagerbestands-Bericht, wenn Ware auf Amazon FBA Lagern eingelagert sind. Durch Transsitbewegungen zum Lager oder zwischen den Längern kann es manchmal eine Differenz geben. Auch empfiehlt sich jedes Jahr einen Amazon Lagerbestandsabgelich zu machen, um Lagerdifferenzen durch Amazon erstatten zu lassen. Hierzu gibt es ebenfalls Tools, die diese Auswertungen übernehmen können.