ERP Auswahl – Schritt für Schritt

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ERP Auswahl

ERP: Schritte zur ERP Auswahl des richtigen Enterprise-Resource-Planning-Systems

Ein Enterprise-Resource-Planning-System (ERP) ist ein wichtiger Bestandteil der modernen Unternehmensinfrastruktur und kann die Effizienz und Produktivität eines Unternehmens erheblich verbessern. Doch bei der Auswahl eines geeigneten ERP Systems müssen einige Schritte beachtet werden. Im Folgenden sind die wichtigsten Schritte zur Auswahl des richtigen ERP-Systems aufgelistet.

Prozessanalyse

Die IST Prozesse im Unternehmen sind zu analysieren und werden dokumentiert. Das kann z. B. in VISIO oder einer anderen Prozessdokumentations-Software erfolgen. Anschließend werden die Potenziale bei den Prozessen ermittelt. Diese anhand einer Priorisierung aufgelistet, um die größten Verbesserungspotenziale für das Unternehmen zu identifizieren. Die Prozesse mit den größten Potenzialen werden als neuer SOLL Prozess ausgearbeitet und der Prozess dokumentiert. Die neuen Abläufe (Prozesse) im Unternehmen bilden somit die Grundlage für das zukünftige Handeln (Arbeiten im Unternehmen). Auf dieser Basis (SOLL-Prozess) wird das neue ERP System ausgewählt.

Wesentlich bei der Ausarbeitung der SOLL Prozesse ist, dass die Abläufe in Richtung “Standard” Prozess neu gestaltet werden. Das hat den Vorteil, dass die alten “krummen” Prozesse begradigt und damit effizienter werden. Dies erleichtert zudem die Auswahl eines neuen ERP Systems, da dies auf Standard-Prozesse aufgebaut ist.

ERP Anforderungsanalyse

Der nächste Schritt bei der Auswahl eines ERP Systems besteht darin, die Anforderungen des Unternehmens zu definieren. Welche Geschäftsprozesse sollen automatisiert werden? Welche Funktionen müssen vorhanden sein? Welche Schnittstellen zu anderen IT-Systemen sind erforderlich? Eine sorgfältige Anforderungsanalyse ist entscheidend, um das ERP-System zu finden, das am besten zum Unternehmen passt.

ERP Lastenheft

Die Anforderungen an das neue ERP System werden in Form eines ERP Lastenhefts dokumentiert. Hier empehlen wir auf eine ERP Lastenheft Vorlage als Beispiel zurückzugreifen. Das hat den Vorteil, dass es bereits eine Struktur zu einem Lastenheft gibt und dass wesentliche ERP Anforderungen nicht vergessen werden. Ein ERP Lastenheft kann in verschiedener Form, z. B. Excel, Word erstellt werden. Die Form ist dabei nicht entscheidend. Wichtig ist später die strukturierte ERP Auswahl Vergleich, da die verschiedenen Antworten der ERP Anbieter vergleichbar gegenübergestellt werden müssen. Mit Prosa Text ist dies in der Praxis bei mehreren ERP Anbietern nur sehr schwar darstellbar.

erp lastenheft
ERP Lastenheft Vorlage

Ein gutes ERP Lastenheft hat folgende Eigenschaften:

  • strukturiert nach Bereichen / Funktionsbereichen / Modulen
  • als Vorlage bzw. Checkliste aufgebaut
  • Anforderungen sind priorisiert
  • schwierige Anforderungen besitzen Erklärungstexte oder Abbildungen für die ERP Anbieter
  • Kommentare zur weiteren Beschreibung / Ausführung
  • strukturiert auswertbar

Wir verwenden in unseren ERP Projekten eine ERP Lastenheft Vorlage mit über 3.000 Kriterien über zahlreiche ERP Funktionsbereiche wie z. B.

  • Materialstamm-, Stücklisten- und Arbeitsplanverwaltung
  • Auftragsabwicklung
  • Angebotsbearbeitung
  • Versand
  • Retouren
  • Servicemanagement
  • Produktionsplanung
  • Produktionssteuerung
  • Absatzplanung
  • Bestandsplanung
  • Produktionsbedarfsplanung
  • Kapazitätsbedarfsermittlung
  • Fertigungsplanung und Fertigungssteuerung
  • Ressourcenfeinplanung
  • Einkauf und Beschaffung
  • Lagerwesen
  • Finanzbuchhaltung
  • Controlling
  • Kreditorenbuchhaltung
  • Debitorenbuchhaltung
  • Schnittstellen
  • Online Shop
  • u.s.w.

hier zum Beispiel einer ERP Lastenheft Vorlage

 

ERP Marktanalyse und ERP System Vergleich

Es gibt viele ERP Systeme (über 350 ERP Systeme) auf dem deutschen Markt, und jedes ERP System hat seine eigenen Stärken und Schwächen. Eine umfassende ERP Marktanalyse hilft dabei, die verfügbaren Optionen einzugrenzen und diejenigen ERP Systeme zu identifizieren, die am besten zu den Anforderungen des Unternehmens passen. Bei der Auswahl von ERP Systemen ist die Branche des Unternehmens besonders zu berücksichtigen, so hat ein Unternehmen im Maschinenbau andere ERP Anforderungen und andere Prozesse / Abläufe als zum Beispiel ein Handelsunternehmen, oder Holzverarbeitung.

 

ERP Recherche Datenbank

ERP Top-10 Auswahl

Aus der ERP Marktanalyse / ERP Recherche werden nun die TOP-10 der ERP Systeme identifiziert. Dies erfolgt wie unten dargestellt über ein ERP System Vergleich auf Basis von einem ERP Stärken / Schwächen Profil / Analyse. Auf Basis der zuvor priorisierten ERP Anforderungen ist es nun relativ einfach möglich, die TOP-10 der ERP Systeme ausfindig zu machen. Alles auf Basis von harten Funktionskriterien.

 

ERP System Vergleich

Nach der Marktanalyse sollten einige ERP-Systeme in die engere Wahl gezogen werden. In diesem Schritt sollten diese Systeme sorgfältig evaluiert werden, um sicherzustellen, dass sie alle Anforderungen erfüllen. Dabei sollten verschiedene Kriterien wie Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Support und Preis berücksichtigt werden.

ERP Systemvergleich

ERP Systemtest

In diesem Schritt sollten die engere Wahl der ERP-Systeme in einem Pilotprojekt getestet werden. Hierbei sollten die Systeme auf Herz und Nieren geprüft werden, um sicherzustellen, dass sie in der Praxis tatsächlich die Anforderungen des Unternehmens erfüllen. Die Ergebnisse dieser Tests sollten anschließend in die endgültige Entscheidung einfließen. Nach einem ERP Systemtest werden die TOP 2 ERP Systeme ermittelt. Bei einem ERP Systemtest wird mit echten Daten aus Ihrem Unternehmen (z. B. Artikelstammdaten, Stücklisten, Arbeitspläne) gearbeitet und Ihre Fachleute (die zukünftig mit der neuen ERP Software arbeiten müssen) sind auch anwesend und stellen Fragen zum Ablauf im ERP System.

 

ERP Beratung

Die unabhängige ERP Beratung ist besonders Wichtig, damit das Unternehmen das beste ERP System auf Basis der ERP Anforderungen bekommt. Ebenfalls ist das objektive und kriterienbasierte Ausahl Vorgehen mit einem ERP Lastenheft entscheidend. Da es für viele Unternehmen um eine hohe Investition geht, die in manchen Fällen über 1 Million EUR inkl. Einführungskosten betragen kann, lohnt es sich, dieses Vorhaben professionell und strukturiert durchzuführen.

 

ERP Einführung / ERP Implementierung

Nach der Auswahl des geeigneten ERP-Systems ist es wichtig, dass die Implementierung sorgfältig geplant und durchgeführt wird. Eine erfolgreiche ERP Implementierung erfordert eine enge Zusammenarbeit zwischen dem ERP Anbieter und dem Kunden Unternehmen. Wir empfehlen den Kunden Unternehmen ein eigenes ERP Kernteam für die Einführung als separates Projekt aufzusetzen. Meist geht die ERP Einführung mehr als 6 Monate und erfordert bei zahlreichen Mitarbeitern eine zusätzliche Arbeitsbelastung von mehreren Tagen pro Woche. Das muss im Vorfeld klar priorisiert und geregelt werden, sonst ist jede ERP Einführung schon zu Beginn gescheitert. Die Wahl des ERP Projektleiters extern als auch intern sind elementar. Das muss im Vorfeld eines ERP Projekts klar definiert werden.

Wer ERP Systeme nebenbei einführt wird grandios scheitern…

 

ERP System Branchenlösung

Die ERP Systeme unterscheiden sich nach Allgemeinen ERP Systemen, die zahlreiche Unternehmens-Branchen abdecken können z. B. im Handel und ERP Branchenlösungen, die in speziellen Branchen wie z. B. Maschinenbau, Produktionsunternehmen (Fließfertigung), Prozessfertiger, Einzelfertiger, Automobilbranche, Elektro, oder E-Commerce / Online-Versandhandel.

Jede Branche hat ihre Eigenheiten bei den ERP Anforderungen, was nicht alle ERP Anbieter im System abbilden können. Um so spezieller die Branche und die Anforderungen sind, desto mehr empfiehlt sich eine ERP Branchenlösung auszuwählen. Das hat zudem den Vorteil, dass viele Schnittstellen zu notwendigen IT-Systemen bereits im Standard von ERP Anbietern abgedeckt werden können. Zum Beispiel ist eine Schnittstelle an ein spezielles CAD-System CATIA V5 bei ERP Systemen für Maschinenbauer oder Automotive häufig im Standard per Schnittstelle angebunden, dagegen bei ERP für den Handel nicht bekannt.

Ablauf eines ERP Auswahl Projekts

Ein typisches ERP Projekt läuft in folgenden Schritten:

  1. Strategieanalyse
  2. Prozessanalyse & Beratung
  3. ERP Lastenheft Erstellung
  4. ERP Datenbank Recherche
  5. Festlegung der ERP Top-10 Systeme
  6. ERP Ausschreibung
  7. Festlegung der ERP Top-5 Systeme
  8. ERP Systemtest
  9. Festlegung der ERP Top-2 Systeme
  10. ERP Vertragsverhandlung
  11. ERP Einführung / Implementierung
  12. Go-Live ERP